E-Rechnung, bevor sie Pflicht wird.
Ab 2027 wird das Versenden von E-Rechnungen im B2B schrittweise Pflicht, empfangen können musst du sie schon heute. Wir binden XRechnung und ZUGFeRD an deinen Shop und deinen Rechnungsprozess an, validiert nach EN 16931, damit keine Rechnung wegen eines Formatfehlers liegen bleibt.
30 Minuten Erstgespräch, kostenlos. Antwort werktags innerhalb von 24 h.
- EN 16931validiert vor Ausgabe
- Shop bis DATEVein durchgehender Weg
Der Zeitplan des Gesetzgebers
Wer 2026 anbindet, stellt in Ruhe um. Wer 2027 anfängt, macht es unter Termindruck.
Vier Bausteine,
ein Rechnungsweg.
E-Rechnung ist kein Software-Kauf, sondern ein Weg von den Stammdaten bis zur Ablage. Wir bauen ihn einmal sauber, danach läuft er je Bestellung von allein.
Shop-Anbindung
Dein WooCommerce- oder Shopify-Shop erzeugt zu jeder Bestellung automatisch eine gültige E-Rechnung, statt dass jemand Belege von Hand nachbaut.
- WooCommerce & Shopify
- XRechnung 3.0 / ZUGFeRD
- Automatisch je Bestellung
Prozess & Warenwirtschaft
Rechnungen entstehen dort, wo deine Daten liegen: aus Warenwirtschaft, Faktura oder einem schlanken Werkzeug, das wir an deinen Ablauf anpassen.
- Ist-Analyse des Rechnungswegs
- Schnittstellen & Export
- DATEV-tauglich
Empfang & Archiv
Seit 2025 musst du E-Rechnungen annehmen können. Wir richten den Eingang so ein, dass aus XML wieder lesbare Belege werden, revisionssicher abgelegt.
- Eingang lesbar statt XML
- GoBD-orientierte Ablage
- Fristen im Blick
Validierung & Fehlersuche
Abgelehnte Rechnungen kosten Zahlungsziel. Wir prüfen Belege gegen EN 16931, erklären Fehlercodes verständlich und beheben die Ursache im Prozess.
- Prüfung nach EN 16931
- Fehlercodes im Klartext
- Leitweg-ID für Behörden
Die zwei Formate, ohne Steuerdeutsch.
XRechnung: der Datensatz für Behörden und B2B
Eine XRechnung ist reines XML nach der europäischen Norm EN 16931, maschinenlesbar und ohne Ansicht für Menschen. Behörden verlangen sie seit Jahren samt Leitweg-ID, und im B2B ist sie das Format, das jedes Empfangssystem versteht.
Der Haken im Alltag: Ohne Werkzeug sieht niemand, was in der Datei steht. Genau deshalb gehört zur Anbindung immer auch der Empfangsweg, der aus dem Datensatz wieder einen lesbaren Beleg macht.
ZUGFeRD: PDF und Datensatz in einer Datei
ZUGFeRD steckt denselben XML-Datensatz in ein PDF/A-3. Der Empfänger ohne System liest das PDF, das System des Empfängers liest das XML. Für den Mittelstand ist das oft der reibungsärmste Weg.
Wichtig ist nur: Das angehängte XML muss stimmen, nicht das PDF. Ein hübsches PDF mit fehlerhaftem Datensatz ist keine E-Rechnung, sondern eine Ablehnung mit Verzögerung.
In fünf Schritten
angebunden.
Die Reihenfolge ist der halbe Erfolg: Erst verstehen, wo deine Rechnungsdaten heute entstehen, dann anbinden, dann testen. Nie umgekehrt.
Rechnungsweg aufnehmen
Woher kommen Positionen, Kunden und Steuersätze heute, und wohin gehen die Belege? Eine Stunde ehrliche Bestandsaufnahme spart später Wochen.
Format & Weg festlegen
XRechnung, ZUGFeRD oder beides, erzeugt im Shop, in der Warenwirtschaft oder in einem eigenen Werkzeug. Wir entscheiden nach deinem Ablauf, nicht nach unserem Lieblingssystem.
Anbinden & validieren
Umsetzung mit Prüfung gegen EN 16931 vor jeder Ausgabe. Testbelege gehen an echte Empfangssysteme, bevor die erste echte Rechnung läuft.
Empfang & Ablage
Eingangsrechnungen werden lesbar zugestellt und revisionssicher abgelegt, samt Export fürs Steuerbüro.
Formate im Blick behalten
Normversionen und Prüfregeln ändern sich. In der Wartung halten wir die Anbindung aktuell, bevor ein Empfänger ablehnt.
Schon eine Rechnung abgelehnt bekommen?
Schick uns den Fehlercode. Wir sagen dir, was er bedeutet und wo im Prozess die Ursache liegt, meist ist es ein einzelnes Feld.
Klarer Einstieg,
klarer Festpreisrahmen.
Preise netto und indikativ. Das verbindliche Angebot bekommst du nach dem Check.
E-Rechnungs-Check
490 €einmalig, netto
Bestandsaufnahme deines Rechnungswegs mit klarer Empfehlung: Was ist Pflicht, was ist sinnvoll, was kann warten.
- Analyse von Ausgang und Eingang
- Abgleich mit deinem Pflicht-Termin
- Format-Empfehlung mit Begründung
- Aufwandsrahmen für die Umsetzung
- Ergebnis in einem Gespräch erklärt
Anbindung
ab 1.900 €Projekt, netto
XRechnung und ZUGFeRD produktiv in deinem Shop oder deinem Rechnungsprozess, geprüft gegen EN 16931.
- Alles aus dem Check
- Anbindung Shop oder Warenwirtschaft
- Validierung vor jeder Ausgabe
- Empfangsweg & GoBD-orientierte Ablage
- Testlauf mit echten Empfangssystemen
Formatpflege
in der Wartungmonatlich kündbar
Normversionen, Prüfregeln und Schnittstellen ändern sich. Wir halten die Anbindung aktuell, bevor es ein Empfänger merkt.
- Updates bei Norm- und Formatwechseln
- Überwachung der Validierung
- Ansprechpartner bei Ablehnungen
- Teil der regulären Website-Wartung
Der Check wird bei anschließender Anbindung voll angerechnet.
E-Rechnung: häufige Fragen.
Ab wann ist die E-Rechnung für mich Pflicht?
Empfangen können musst du sie im B2B bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zum Versenden kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Rechnungen an Behörden sind schon länger nur als E-Rechnung zulässig.
Ist ein PDF per E-Mail nicht auch eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist seit 2025 im B2B nur noch eine sonstige Rechnung und erfüllt die Pflicht nicht. ZUGFeRD ist der Mittelweg: ein PDF, in dem der gültige Datensatz steckt.
XRechnung oder ZUGFeRD, was sollen wir nehmen?
Für Behörden ist XRechnung gesetzt. Im B2B fährt der Mittelstand meist gut mit ZUGFeRD, weil Empfänger ohne eigenes System das PDF lesen können. Sauber angebunden erzeugst du ohnehin beides aus denselben Daten, die Frage ist dann nur noch, was der jeweilige Empfänger bekommt.
Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Viele Auftraggeber, besonders Behörden und größere Betriebe, verlangen trotzdem eine E-Rechnung. Wer sie liefern kann, verliert keinen Auftrag daran.
Was kostet die Anbindung?
Der Check kostet 490 € netto, die Umsetzung beginnt bei 1.900 € und hängt davon ab, wo deine Rechnungsdaten heute liegen. Ein Shop mit sauberen Stammdaten ist schnell angebunden, neunzehn widersprüchliche Excel-Listen brauchen erst Ordnung. Die Zahlen sind indikativ, das verbindliche Angebot kommt nach dem Check.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Oft nicht. Wenn dein Shop oder deine Warenwirtschaft die Daten schon hat, binden wir sie an, statt ein weiteres System danebenzustellen. Wo gar nichts existiert, empfehlen wir bewusst schlanke Werkzeuge. Aus unserer Entwicklungsarbeit an rechnungslotse.de wissen wir sehr genau, was ein E-Rechnungs-Werkzeug können muss und was nur Ballast ist.
Zum Selbst-Nachschlagen: Auf rechnungslotse.de, einem E-Rechnungs-Werkzeug aus unserer Entwicklung, stehen sechs kostenlose Prüfwerkzeuge und ein Wissensbereich zu Pflichtangaben, Fristen und Fehlercodes. Wie das Produkt entstanden ist, zeigt die Case Study.
Bind die E-Rechnung an,
solange es ohne Frist geht.
30 Minuten Erstgespräch: Wir schauen auf deinen Rechnungsweg und sagen dir ehrlich, was bei dir Pflicht ist, was sinnvoll und was verzichtbar.
Kein Verkaufsgespräch, nur eine ehrliche Einschätzung.