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Die meisten Betriebe, mit denen wir sprechen, haben von der E-Rechnung gehört und abgewinkt: kommt später, betrifft erst mal die Großen. Das stimmt für den Versand. Für den Empfang stimmt es seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr.
Und der Empfang ist der Teil ohne Übergangsfrist.
Die kurze Antwort
Empfangen musst du seit 2025, sofort und ohne Ausnahme. Senden musst du ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft nur empfangen, nie senden.
Das gilt für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen. An Privatkunden ändert sich nichts.
Die drei Fristen
| Ab wann | Wen es trifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | jedes inländische Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Keine Übergangsfrist. |
| 1. Januar 2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | inländische B2B-Rechnungen nur noch als E-Rechnung ausstellen |
| 1. Januar 2028 | alle übrigen Unternehmen | dieselbe Versandpflicht, unabhängig vom Umsatz |
Bis Ende 2026 darf noch jeder Papier verschicken. PDF und andere unstrukturierte Formate brauchen schon jetzt die Zustimmung des Empfängers, und die kann er verweigern.
Was als E-Rechnung zählt und was nicht
Hier liegt das häufigste Missverständnis, und es ist ein teures.
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es per Mail kommt. Auch nicht, wenn es schön aussieht. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Maschine ohne Raten auslesen kann. In Deutschland erfüllen das zwei Formate:
XRechnung ist reines XML. Ein Mensch sieht ohne Werkzeug eine Textwüste, ein Buchhaltungssystem sieht saubere Felder. Das ist das Format, das Behörden verlangen.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 steckt denselben Datensatz in ein PDF/A-3. Wer ein System hat, liest das XML. Wer keines hat, liest das PDF. Für den Mittelstand ist das meist der reibungsärmste Weg, weil beide Seiten weiterarbeiten können wie bisher.
Zwei ZUGFeRD-Profile reichen ausdrücklich nicht: MINIMUM und BASIC-WL. Sie enthalten zu wenige Felder für eine vollständige Rechnung. Wer sie einsetzt, hat formal keine E-Rechnung verschickt.
Vier Fälle, in denen die Pflicht nicht greift
Nicht jede Rechnung ist betroffen. Diese vier bleiben außen vor:
Rechnungen an Privatkunden. Der gesamte B2C-Bereich ist ausgenommen. Ein Onlineshop, der nur an Verbraucher verkauft, ist von der Versandpflicht nicht berührt.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Die Vereinfachung nach § 33 UStDV gilt weiter.
Fahrausweise, die als Rechnung dienen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Versand. Empfangen müssen aber auch sie.
Alles andere im inländischen B2B fällt darunter, auch die Rechnung an den Steuerberater, den Vermieter der Gewerbefläche und den Handwerker nebenan.
Die Falle bei den 800.000 Euro
Die Grenze entscheidet, ob dich 2027 oder erst 2028 trifft, und sie wird regelmäßig falsch gelesen.
Es geht um den Umsatz des Vorjahres, nicht um den laufenden. Für die Frist am 1. Januar 2027 zählt also das Geschäftsjahr 2026, das gerade läuft. Wer dieses Jahr wächst, hat die Frist womöglich schon gerissen, ohne es zu merken, weil er auf die Zahl von 2025 geschaut hat.
Zwei Dinge dazu, ehrlich gesagt: Erstens ist die genaue Berechnung des maßgeblichen Umsatzes eine Frage für deinen Steuerberater, nicht für deine Agentur. Zweitens ist der Unterschied zwischen 2027 und 2028 kleiner, als er aussieht. Wer sowieso umstellen muss, gewinnt durch ein Jahr Warten nichts außer einem knapperen Zeitfenster.
Was jetzt zu tun ist, in dieser Reihenfolge
Erstens den Empfang prüfen, nicht den Versand. Die Empfangspflicht läuft seit anderthalb Jahren. Die ehrliche Frage lautet nicht „können wir das technisch“, sondern: Was passiert heute, wenn eine XRechnung in euer Postfach fällt? In vielen Betrieben landet sie als unlesbarer Anhang im Spam oder wird weggeklickt, weil niemand weiß, was das sein soll. Das ist der Zustand, den es zuerst zu beheben gilt, und er kostet am wenigsten.
Zweitens klären, woher die Rechnungsdaten kommen. Warenwirtschaft, Shop, Faktura oder Excel. Die Antwort entscheidet über den ganzen Rest, und sie fällt oft anders aus als gedacht.
Drittens das Format nach den Empfängern wählen. Verkaufst du an Behörden, brauchst du XRechnung. Verkaufst du an gemischte Kundschaft, ist ZUGFeRD meist der ruhigere Weg.
Viertens gegen die Norm prüfen, bevor die erste echte Rechnung rausgeht. Ein hübsches PDF mit fehlerhaftem Datensatz ist keine E-Rechnung, sondern eine Ablehnung mit Verzögerung. Und eine abgelehnte Rechnung ist ein verschobenes Zahlungsziel.
Der Teil, den niemand gern hört
Die E-Rechnung ist kein Dateiformat, das man einmal einstellt. Sie ist eine Änderung am Rechnungsprozess, und Prozesse haben die Eigenschaft, an genau der Stelle zu brechen, an der jahrelang jemand von Hand nachgeholfen hat.
Genau deshalb lohnt sich die eine Stunde Bestandsaufnahme am Anfang mehr als jede Softwareentscheidung. Wer weiß, wo seine Daten liegen und wer sie anfasst, hat den schwierigen Teil hinter sich.
Unsicher, was in deinem Betrieb ansteht? Wir sehen uns den Rechnungsweg an und sagen dir, was wirklich nötig ist und was du dir sparen kannst: E-Rechnung anbinden oder direkt einen Beratungstermin vereinbaren.
Wenn du nur ein Werkzeug suchst, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und gegen EN 16931 prüft: Wir entwickeln mit Rechnungslotse ein eigenes. Der Hinweis ist Eigenwerbung, deshalb sagen wir es dazu.
Zwei weitere Beiträge vertiefen die Sache: Der Empfang gilt schon heute und ist die günstigste Baustelle, dazu E-Rechnung empfangen und archivieren. Kommen deine Rechnungen aus einem Onlineshop, passt E-Rechnung im Onlineshop besser.
Eine Einschränkung noch, weil sie dazugehört: Wir bauen die Technik, wir sind keine Steuerberater. Ob dein Vorjahresumsatz über der Grenze liegt und welche Belege bei dir umsatzsteuerlich als Rechnung gelten, beantwortet dein Steuerbüro. Alles danach übernehmen wir.
