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Es kommt eine Mail von einem Lieferanten. Im Anhang eine Datei mit der Endung
.xml, dazu vielleicht ein Satz wie „Rechnung im Anhang“. Wer sie öffnet,
sieht spitze Klammern und Feldnamen. Die meisten schließen das Fenster wieder
und schreiben zurück: Schickt uns bitte ein normales PDF.
Genau das ist der Moment, an dem eine Pflicht verletzt wird, die seit dem
- Januar 2025 gilt und keine Übergangsfrist hat.
Die kurze Antwort
Du musst inländische E-Rechnungen annehmen können, seit 2025 und ohne Ausnahme. Das strukturierte Original musst du acht Jahre lang unverändert aufbewahren. Ein Ausdruck erfüllt das nicht, und ein PDF, aus dem der Datensatz verschwunden ist, auch nicht.
Der Empfang ist die unspektakulärste Baustelle der ganzen E-Rechnung und zugleich die einzige, die schon scharf ist.
Was „empfangen können“ wirklich heißt
Die Pflicht ist niedriger, als viele befürchten, und höher, als viele umsetzen. Sie besteht aus drei Teilen:
Annehmen. Eine E-Mail-Adresse, an die eine E-Rechnung gehen kann, genügt. Der Gesetzgeber verlangt kein Portal und kein Spezialsystem. Was er nicht duldet, ist die Zurückweisung: Wer eine formal korrekte E-Rechnung ablehnt und ein PDF verlangt, ist im Unrecht, und der Absender hat trotzdem ordnungsgemäß geleistet.
Verarbeiten. Du musst an den Inhalt kommen. Nicht mit bloßem Auge, aber mit einem Werkzeug.
Aufbewahren. Acht Jahre, im Original. Dieser Teil kostet die meiste Aufmerksamkeit und bekommt die wenigste.
Das XML lesbar machen
Es gibt drei Wege, und sie unterscheiden sich vor allem im Aufwand.
Ein Betrachter. Für den gelegentlichen Beleg reicht ein Werkzeug, das die XML-Datei in eine lesbare Darstellung übersetzt. Es gibt kostenfreie Möglichkeiten, und für einen Betrieb mit fünf E-Rechnungen im Monat ist das die ehrliche Antwort.
Die eingebaute Visualisierung. XRechnung bringt ein amtliches Stylesheet mit, mit dem sich der Datensatz im Browser als Rechnung anzeigen lässt. Das ist ein Zwischenweg für alle, die keine Software anschaffen wollen.
Das Buchhaltungssystem. Wer ohnehin eine Fibu oder ein Dokumentenmanagement hat, sollte den Eingang dort anbinden. Dann wird aus der Datei ein Beleg, der gebucht, geprüft und abgelegt wird, ohne dass jemand etwas abtippt. Das ist der Weg, der ab etwa zwanzig Belegen im Monat günstiger wird als jede Handarbeit.
Bei ZUGFeRD entfällt das Problem meistens: Dort steckt der Datensatz in einem PDF, das jeder öffnen kann. Das ist bequem und führt genau deshalb zur teuersten Falle dieses Beitrags.
Der Teil, der teuer wird: Aufbewahrung
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre. Sie wurde vom Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht verkürzt. Für Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn.
Entscheidend ist aber nicht die Dauer, sondern was aufzubewahren ist:
Das strukturierte Original. Also die XML-Datei selbst, unverändert. Ein Ausdruck auf Papier erfüllt die Pflicht nicht. Ein Bildschirmfoto erst recht nicht. Und ein PDF, das jemand aus dem Datensatz erzeugt hat, ist eine Ableitung, kein Original.
Bei ZUGFeRD beides zusammen. Das PDF mit dem eingebetteten XML. Wer die Datei durch ein Werkzeug schickt, das sie neu schreibt, verliert die Einbettung, und aus der E-Rechnung wird ein hübsches Dokument ohne Beweiswert. Das passiert häufiger als gedacht, etwa beim Zusammenfügen mehrerer PDFs oder beim Umwandeln in ein anderes Format.
Unveränderbar und wiederauffindbar. Die GoBD verlangen, dass ein Beleg über die ganze Frist vollständig, lesbar und unverändert bleibt und sich maschinell auswerten lässt.
Daraus folgt der Satz, der die meisten Betriebe betrifft: Ein normales E-Mail-Postfach erfüllt das nicht. Mails lassen sich löschen, verschieben und verändern, es gibt keine Versionierung und keinen Nachweis der Unveränderlichkeit. Der Anhang im Posteingang liegen zu lassen ist keine Archivierung, sondern das Fehlen einer.
Drei Fehler, die wir regelmäßig sehen
Ausdrucken und die Datei löschen. Der häufigste. Fühlt sich ordentlich an, weil ein Papierordner entsteht, und verletzt die Aufbewahrungspflicht vollständig.
Bei ZUGFeRD nur das PDF behalten, nachdem es durch ein Werkzeug lief. Sieht identisch aus. Der Datensatz ist weg. Auffallen wird es frühestens bei einer Prüfung, und dann sind es acht Jahrgänge auf einmal.
Die Rechnung zurückweisen. „Bitte schickt ein PDF“ ist seit 2025 keine zulässige Bitte mehr, sondern eine Ablehnung einer ordnungsgemäßen Rechnung. Im Zweifel läuft das Zahlungsziel trotzdem.
Was du diese Woche tun kannst
Zwei Handgriffe, beide unter einer Stunde.
Erstens: Schick dir selbst eine E-Rechnung. Bitte einen Lieferanten, der schon umgestellt hat, oder erzeuge einen Testbeleg. Dann sieh nach, wo er landet, ob ihn jemand öffnen kann und was danach mit der Datei passiert. Die Antwort auf die dritte Frage ist in den meisten Betrieben: nichts.
Zweitens: Klär, wohin das Original geht. Nicht welches Programm, sondern welcher Ort. Wenn die Antwort „im Postfach von Frau Müller“ lautet, hast du die Baustelle gefunden, und sie ist mit einem geordneten Ablageort kleiner zu lösen als mit einer Softwareeinführung.
Warum das die günstigste Baustelle ist
Der Versand kommt 2027 und 2028 und braucht eine Entscheidung über Formate, Systeme und Abläufe. Der Empfang gilt heute, betrifft jeden und lässt sich in vielen Betrieben an einem Vormittag ordnen.
Wer ihn erledigt, hat außerdem den Nebeneffekt, den man erst später bemerkt: Wenn die eigenen Belege ohnehin strukturiert und geordnet ankommen, ist die Umstellung des Versands zwei Jahre später kein Projekt mehr, sondern eine Einstellung.
Unsicher, was bei euch mit einer eingehenden XML-Datei passiert? Wir sehen uns den Eingang an, machen ihn lesbar und sorgen dafür, dass das Original dort landet, wo es hingehört: E-Rechnung anbinden oder direkt einen Beratungstermin vereinbaren.
Wer nur ein Werkzeug sucht, um Belege zu erzeugen und zu prüfen: Wir entwickeln mit Rechnungslotse ein eigenes Werkzeug dafür, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und gegen EN 16931 prüft. Der Hinweis ist Eigenwerbung, deshalb sagen wir es dazu.
Wenn der Eingang steht, geht es an den Versand. Welche Frist für dich gilt, steht in E-Rechnung 2027 und 2028: Wer ab wann senden muss. Kommen deine Rechnungen aus einem Shop, ist E-Rechnung im Onlineshop der nächste Schritt.
Zur Einordnung noch: Wir bauen die Technik, wir sind keine Steuerberater. Wie lange du welchen Beleg aufbewahren musst und was in deinem Fall als Rechnung gilt, beantwortet dein Steuerbüro.
