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Eine XRechnung erstellst du auf einem von drei Wegen: mit einem Browser-Werkzeug für einzelne Belege, mit deinem Buchhaltungsprogramm für den laufenden Betrieb oder automatisch aus dem Shop für jede Bestellung. Alle drei erzeugen dieselbe XML-Datei nach der Norm EN 16931, der Unterschied liegt darin, wer die Felder ausfüllt und wie oft.
Welcher Weg zu dir passt, entscheidet sich an einer Zahl: wie viele Rechnungen du im Monat schreibst. Der Rest dieses Beitrags erklärt die drei Wege, die Pflichtfelder, die typischen Fehler und den Punkt, an dem ein PDF keine E-Rechnung mehr ist.
Was ist eine XRechnung überhaupt?
Eine XRechnung ist eine Rechnung als strukturierter Datensatz, kein Dokument zum Ansehen. Technisch ist sie eine XML-Datei, deren Aufbau die europäische Norm EN 16931 vorgibt. Die deutsche Ausprägung dieser Norm heißt XRechnung und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt.
Zwei Dinge verwechseln viele Betriebe damit:
ZUGFeRD ist ebenfalls eine E-Rechnung nach EN 16931, aber als Mischform: ein PDF, in dem dieselbe XML eingebettet ist. Menschen sehen das PDF, Programme lesen den Datensatz. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD deshalb oft die bequemere Wahl, für Behörden ist meist XRechnung gefordert.
Ein PDF mit Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen Steuerrecht nur noch als E-Rechnung, was strukturiert und maschinell auswertbar ist. Wer ab 2027 oder 2028 senden muss, kommt mit einem PDF nicht mehr durch. Welche Frist für dich gilt, steht in E-Rechnung 2027 und 2028: Wer ab wann senden muss.
Weg eins: im Browser, für einzelne Rechnungen
Für Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat ist ein Werkzeug im Browser der ehrlichste Weg. Du trägst Absender, Empfänger, Positionen und Steuersätze in ein Formular ein, das Werkzeug erzeugt die XML-Datei und prüft sie gegen die Norm. Keine Installation, keine Lizenz, keine Einarbeitung.
Das lohnt sich, wenn du im Jahr eine Handvoll Rechnungen an eine Behörde schreibst oder ein einzelner Geschäftskunde ab 2027 auf dem Format besteht. Es lohnt sich nicht mehr, sobald Rechnungen regelmäßig kommen: Dann tippst du jedes Mal dieselben Stammdaten neu ein, und der Nummernkreis liegt in deinem Kopf statt in einem System.
Wir entwickeln mit Rechnungslotse selbst ein solches Werkzeug. Es führt Feld für Feld durch die Rechnung, erzeugt XRechnung und ZUGFeRD und prüft das Ergebnis gegen EN 16931, ohne Anmeldung und kostenlos. Der Hinweis ist Eigenwerbung, deshalb sagen wir es dazu. Wie das Werkzeug entstanden ist, zeigt die Fallstudie zum Rechnungslotsen.
Weg zwei: aus der Buchhaltung, für den laufenden Betrieb
Wer ohnehin ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm nutzt, sollte die XRechnung dort erzeugen. Die gängigen Programme für kleine Unternehmen können das inzwischen, meist als Exportformat neben dem PDF. Der Vorteil liegt nicht im Erzeugen selbst, sondern in allem drumherum: Kundenstammdaten, fortlaufende Nummern, Zahlungsabgleich, Mahnwesen und der Export ans Steuerbüro laufen in einem System.
Zwei Dinge solltest du vor der ersten echten Rechnung prüfen:
Welches Profil das Programm schreibt. XRechnung und ZUGFeRD gibt es in mehreren Versionen und Profilen. Was dein Programm erzeugt, muss zu dem passen, was dein Kunde annimmt. Bei Behörden ist das die jeweils aktuelle XRechnung-Version, bei Geschäftskunden reicht meist ein ZUGFeRD-Profil, das den vollen Umfang von EN 16931 abbildet.
Ob die Datei die Prüfung besteht. Erzeug eine Testrechnung und lass sie durch einen Validator laufen, bevor sie an einen Kunden geht. Die KoSIT stellt ihren Prüfer offen bereit, und es gibt Werkzeuge im Browser dafür. Eine Rechnung, die technisch durchfällt, weist der Empfänger im Zweifel zurück, und du schreibst sie neu, mit allem, was daran hängt.
Weg drei: aus dem Shop, automatisch je Bestellung
Kommen deine Rechnungen aus einem Onlineshop, ist Handarbeit keine Option: Jede Bestellung braucht ihren Beleg, und niemand tippt zweihundert Rechnungen im Monat ab. Hier erzeugt ein Plugin oder eine Anbindung die E-Rechnung automatisch, sobald die Bestellung abgeschlossen ist, und legt sie zur Bestellung ab.
Der Haken sitzt im Checkout. Eine XRechnung verlangt Angaben, die ein normaler Bestellprozess nicht abfragt, allen voran die Käuferreferenz. Bei Behörden ist das die Leitweg-ID, ohne die keine Rechnung ins System des Bundes kommt. Wer an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber verkauft, braucht dieses Feld im Bestellformular, nicht erst in der Buchhaltung. Was dabei sonst noch schiefgeht, steht in E-Rechnung im Onlineshop.
Welche Felder sind Pflicht?
Die Pflichtangaben einer XRechnung setzen sich aus zwei Schichten zusammen. Die erste kennst du aus § 14 Umsatzsteuergesetz: vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, der Steuerbetrag und der Steuersatz.
Die zweite Schicht kommt aus der Norm und ihren deutschen Zusatzregeln. Dazu gehören Zahlungsangaben wie die Bankverbindung, eine Kontaktperson beim Verkäufer mit Telefon oder E-Mail, und die Käuferreferenz, die in der XRechnung immer gefüllt sein muss. Bei Geschäftskunden kann das eine Bestellnummer oder ein vereinbartes Kürzel sein, bei Behörden ist es die Leitweg-ID. Ein Validator meldet jede fehlende Angabe mit einem Regelcode, der mit BR beginnt, und genau diese Codes sind der schnellste Weg, den Fehler zu finden.
Woran scheitern die meisten XRechnungen?
Aus den Rechnungen, die wir prüfen, wiederholen sich fünf Fehler:
Die Käuferreferenz fehlt. Der häufigste Fall, weil das Feld in vielen Programmen unauffällig ist und in keinem Shop-Checkout vorkommt. Die Rechnung fällt bei der Prüfung durch, bevor jemand sie liest.
Falscher Steuerschlüssel. Die Norm kennt Kategorien für Regelsteuersatz, ermäßigten Satz, steuerfrei, Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferung. Wer überall den Standardsatz einträgt, erzeugt bei einer steuerfreien Leistung eine formal falsche Rechnung.
Summen, die nicht aufgehen. Positionen, Rabatte, Zuschläge und Steuerbeträge müssen sich bis auf den Cent zum Gesamtbetrag addieren. Eine Rundung an der falschen Stelle reicht, und der Validator lehnt ab.
Eine PDF-Datei mit XML-Endung. Klingt absurd, kommt vor: Jemand benennt das PDF um, weil der Kunde eine XML verlangt hat. Die Datei ist danach weder das eine noch das andere.
Ein Ausdruck als Archiv. Die XRechnung, die du versendest, musst du selbst acht Jahre lang als Datensatz aufbewahren. Wie das geht und warum das Postfach dafür nicht reicht, steht in E-Rechnung empfangen und archivieren.
Welcher Weg passt zu welchem Betrieb?
Bis etwa zehn Rechnungen im Monat, davon wenige als E-Rechnung: das Browser-Werkzeug. Es kostet nichts und ist in einer Viertelstunde gelernt.
Regelmäßige Rechnungen, ein Steuerbüro, das Daten übernimmt: die Buchhaltung. Die Umstellung besteht meist darin, einmal das Exportformat zu wählen und eine Testrechnung zu prüfen.
Rechnungen aus dem Shop oder aus einem Warenwirtschaftssystem: die Anbindung. Das ist ein Projekt mit Prüfung des Checkouts, der Stammdaten und der Ablage, und es ist das einzige der drei, bei dem sich Beratung lohnt. Was wir dabei tun und was es kostet, steht auf der Seite E-Rechnung anbinden.
Zur Einordnung noch: Wir bauen die Technik, wir sind keine Steuerberater. Welche Angaben in deinem Fall auf die Rechnung gehören und ab wann du senden musst, klärt dein Steuerbüro.
